最直接地，聰明地用紙可以節省開支。通常，一個典型的公司，每個員工每年會用掉350磅左右的紙張。一個生態友好的用紙策略可以讓潛在顧客看到你的社會責任感，因而也更傾向于相信，和你的競爭對手相比，你會是一個更好的生意伙伴。
你可以使用網上用紙計數器或者賣方數據來追蹤，在采用了更聰明的用紙策略之后，你的公司挽救了多少樹木、節省了多少水和能源，減少了多少碳排放。而這些數據可以在網上公布，自然有利于你的公司形象。
此外，還可以使你免于由于用紙浪費而引起的環境相關的負債。甚至，減少不必要的用紙，還有利于建立市場需求，降低紙制產品的價格。
盡管我們多少知道紙張對環境的負面影響，但在這里我們仍然有必要重申以下這些數據：
紙漿和造紙產業消費了全球工業用木頭的42%，它對森林生態系統的惡化有巨大的影響。這個產業同時也是世界上消耗水資源最多和造成水污染最嚴重的產業、最大的垃圾制造者，也是造成全球變暖的第三大原因。
如果你的公司可以做到不濫用紙張，就可以幫助放緩環境的惡化，包括全球變暖、森林銳減、空氣污染、水污染和垃圾過剩。
用一噸回收纖維替代一噸原生纖維來做廢紙漿料，可以減少47%的溫室氣體排放、28%的微塵排放、33%的廢水排放、54%的固體垃圾、100%的木材使用。
買40盒用后廢料達30%的環保打印紙，來代替用原生紙漿制成的紙，將節省7棵以上的樹木、2100加侖水、1230千瓦時的電、18磅空氣污染。
而用40盒100%環保打印紙可以節省24棵樹木、7000加侖水、4100千瓦時電力和60磅空氣污染。
更優紙張利用方案
一個好的用紙方案要掌握三個基本原則：減少用紙、使用環保紙、購買環境友好型紙張。總而言之以下是你可以在辦公室推行的一些辦法。
讓我們從溝通環節開始。無論是內部備忘還是和客戶溝通時，用E-mail取代紙張或傳真。不要打印E-mail內容，在所有發出E-mail的底部寫上“不要打印這封E-mail”。需要多少份打印多少份，盡少打印。及時更新郵件名單。盡可能地重復使用。用一面已經打印過的紙，或者大信封當作傳真用紙。雙面打印。
接下來是打印和復印環節。因為打印機和復印機的耗材需要頻繁更換，減少購買的件數，以減少費用、能源和辦公空間。買那種可以雙面打印的機型，并且將所有電腦設置成雙面打印。把那些一面打印過的A4紙收集起來，放置在專門的抽屜里，并且規定某臺或某幾臺打印機只準使用這些紙來打印某些非正式的文件。將文檔設置使用小號一些的字體，以及更窄一些的邊欄。盡可能用電腦編輯和處理文檔，少在紙張上操作。
然后是郵件環節。減少雜志訂閱和購買的份數。了解什么人要購買哪些雜志，然后建立一個共享系統。可以做一個列表，然后在公司內傳閱，最后確定需要的雜志，每本只訂閱或購買一份。針對那些你不想收到的郵件向發出者申請取消。
還有辦公室廚房也是很重要的環節。在廚房內盡量使用可循環使用的杯子、盤子、碗等等，減少使用紙制和塑料紙器皿，考慮使用布做的餐巾，或者用環保材料制成的餐巾。鼓勵自帶午餐的員工使用循環使用的袋子和餐巾。鼓勵飲用白開水或公司統一飲用水而非瓶裝水。
在各個工作區放置儲藏箱，并且讓負責打掃的員工了解這些箱子的用途：收集可回收物品。
在顯眼處貼上標示，鼓勵物品的回收和再利用，教導員工哪些物品可以回收，哪些不可以。
最關鍵的是，你的公司應該購買更好更有利于環保的紙，即使會比較貴。盡可能購買由更高比例的環保材料制成的紙張，不要使用環保材料低于30%的無涂層紙張，以及低于10%的有涂層紙張。也可以考慮含有其它回收成分（比如再利用物以及農業廢物）的紙張。堅持使用制造過程經無氯氣漂白紙張（processed chlorine free paper，PCF 紙張）。避免購買由100%原生纖維制造的紙張。如果你需要100%原生纖維紙張，確保這些原生纖維產自可持續保育的森林。購買那些經由森林管理委員會（Forest Stewardship Council ，FSC)認證的紙品。如果找不到FSC認證的紙品，請紙品供應商提供“銷售監管鏈”信息，它會標明該紙品所用的纖維來源，還要確認紙品制造商是否有保護瀕危森林的政策。在公司采購政策里，明確列出公司的環保目標和購買紙張的偏向性，并在每次采購時照做。
如果有可能，購買包裝盡可能少的產品。成批購買或者使用較大的容器包裝。
聰明公司的聰明案例
The Philadelphia Eagles。Eagles證明了你完全應該為了環保而強硬一些。它于2003年開始實施一項成為一家有環境責任公司的計劃。在該項目的前兩年，公司回收了近150噸廢紙、硬紙板和飲料杯。就是因為這個，以及購買環保回收材料的物品，該公司估計他們少排放了139公噸溫室氣體，節約了54.6億英熱（BTU，1BTU≈1055焦耳）。
Norm Thompson Outfitters。這家零售商每年要向全美郵寄出近170億份目錄，占了整個國家郵寄目錄的60%，它們中間幾乎沒有使用環保回收紙的。因此，Norm Thompson開始改變用紙，他們采用10%的環保紙印制目錄，并且制定了在2008年前將環保紙可回收物的百分比提高到30%，這樣，他們每年可以挽救4400噸木頭，節省200億BTU的能量、1170萬加侖水，減少990噸固體廢物。
Bank of America美洲銀行。美洲銀行將ATM收據打印紙，從20磅的紙張改為15磅的紙張，不僅降低了紙張的浪費，而且也為銀行節約了運輸和儲藏的費用，換算成金錢，一年總共節約了50萬美元。
Warner Bros. Studios華納兄弟。他們早在1992年就開始了一個簡單的辦公室用紙回收項目。現在，該公司的環境措施包括節能、減少廢物、環境和綠色建筑。工作室的辦公用具和名片都采用100%再生紙制作。制作日程在網上傳輸而不是直接打印，劇本全部雙面打印，并且，每年將上千噸紙張、箱盒、膠片、CD、DVD、色粉盒和其它東西送去回收再利用。
Random House蘭登書屋。作為美國出版業的大佬，這家出版商使用的紙張，平均使用的回收物只達到5%的比例，但是它有一個更雄心勃勃的計劃，可以成為整個出版行業的模板。從2006年開始，該公司宣布，到2010年為止，將所出版的書籍用紙從3%的回收物比例升至30%。蘭登書屋每年需要購買12萬噸的紙張，在達成目標之后，它每年相當于挽救了55萬棵樹。
